Contentmanagement

Was ist ein CMS?

Das Internet wächst ständig und damit auch die Anzahl der auf den Servern bereitgestellten Dokumente. Durch die steigende Zahl dieser Online-Publikationen und die zunehmende Kombination mit Datenbankdaten wird die manuelle Verwaltung immer schwieriger. Auch wird es immer wichtiger, Inhalte in verschiedenen Formaten mehrfach verwenden zu können sowie zusätzliche Präsentationskanäle (html, pdf usw.)
adäquat zu bedienen. Hier greifen Content Management Systeme (CMS) ein. CMS sollen Inhalte für verschiedene Ausgabemedien und Zielgruppen aktuell und strukturiert zur Verfügung stellen sowie deren Erstellung von Anfang an organisieren. Dabei bezeichnet Content gleichermaßen alles, was in digitaler Form publiziert werden kann: Texte, Grafiken, Audio und Video.

Grundsätzlich zeichnen sich CMS durch folgende wichtige Funktionen aus:

Dokumentenmanagement. Die Fülle unterschiedlicher Publikationen muss bequem verwaltet werden können. Dabei helfen Seiten-Templates, Assistenten und andere Hilfsmittel auch HTML-unerfahrenen Autoren und Redakteuren bei der Erstellung von Seiten. Die einzelnen Benutzer greifen auf vorgefertigte Templates zurück, innerhalb derer sie je nach Zugriffsrechten Texte bearbeiten können, ohne in das Layout einzugreifen.

Workflowmanagement. Eine Vielzahl von Interaktionen muss koordiniert werden. Innerhalb des Systems wird ein Rollenkonzept erstellt, das die Arbeitsabläufe des Teams wiederspiegelt. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass bestimmte Inhalte eines Redakteurs erst veröffentlicht werden, wenn ein Chefredakteur diese gesehen hat.

Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung. Damit wird beispielsweise festgelegt, wer an welchen Teilen einer Site arbeiten darf und was er dort ändern kann. So sollen sich Redakteure nicht gegenseitig „in die
Quere kommen“, indem Sie zur selben Zeit das gleiche Dokument bearbeiten. Natürlich spielen in einer immer mehr vernetzten Arbeitswelt auch Sicherheitsbedenken eine große Rolle.

Import- und Exportschnittstellen. Sie dienen der Einbindung und Ausgabe von Dokumenten und multimedialen Inhalten. Diese Funktion ist wichtig, damit gegebenenfalls auch fremde Dateiformate, wie z.B. PDF oder Flash, auf der Seite eingebunden oder in umgewandelter Form veröffentlicht werden können. Vielleicht sollen bereits vorhandene Inhalte ebenfalls voll in das neue System übernommen werden.

Versionskontrollen. Bestandsänderungen am Content sollten jederzeit erfasst werden, um sicher zu stellen, dass die Mitarbeiter an der jeweils aktuellsten Version arbeiten. Diese sollten archiviert werden, um im Notfall ältere Versionen wieder herstellen zu können.

Indizierungs- und Suchfunktionen. Alle Dokumente und Inhalte müssen jederzeit schnell auffindbar sein. Dies kann zum Beispiel in Form einer graphischen Navigation erfolgen.

Wann ist ein CMS sinnvoll?

Für kleinere Sites dürfte der Einsatz eines professionellen CMS nach wie vor unrentabel sein, selbst wenn sich mittlerweile einige Anbieter genau dieser Zielgruppe zuwenden. Werden die zu verwaltenden Inhalte jedoch umfangreicher, vielfältiger oder funktionaler ist eine effektive Organisation gefragt. Kundenorientierte, speziell angepasste Lösungen oder flexible Systeme nach dem Baukastenprinzip sollen hier auch individuellen Anforderungen gerecht werden.

Die Einführung eines CMS bietet sich vor allem bei folgenden Merkmalen an:

Viele Inhalte. Werden ständig, zyklisch oder ereignisorientiert, neue Inhalte veröffentlicht? Zur Pflege einer fortwährend aktuellen Präsentation, an der gleich mehrere Online-Redakteure zeitgleich am Inhalt arbeiten, wird der Einsatz eines CMS allein durch den Umfang unersetzlich. Auch müssen Mechanismen gegeben sein, den Zugriff auf einzelne Teile des Contents zu beschränken – nicht jeder soll alles ändern dürfen.

Verteiltes Arbeiten. Jeder Mitarbeiter soll sich auf seine speziellen Fähigkeiten konzentrieren können: Der Layouter beschäftigt sich ausschließlich mit der optischen Präsentation, der Redakteur ist für die Textproduktion zuständig und der Administrator verfügt über die technischen Kenntnisse. Ein CMS kann den gesamten Workflow während der Produktion abbilden und hilft somit, Fehler durch mangelnde Kenntnisse Einzelner zu verhindern. Ein weiterer Vorteil liegt in der Unterstützung vernetzter Arbeitsplätze.

Ausgabekanäle. Das Internet mag derzeit als das Nonplusultra für Unternehmenspräsentationen erscheinen. Dennoch müssen auch herkömmliche Präsentationskanäle (Printmedien, CD-ROM Kataloge usw.) aus dem gleichem Datenbestand bedient werden können. Ebenso sollten aktuelle Entwicklungen berücksichtigt werden. Ein zukunftsorientiertes CMS unterstützt diesen Ansatz durch getrennte Haltung der reinen Content-Daten.

E-Business. Gerade im E-Business Bereich kommt man kaum noch um den Einsatz eines CMS herum. Viele Hersteller haben das bereits seit geraumer Zeit erkannt und bieten E-Commerce Zusatzmodule, Shop-
Systeme oder branchenspezifische Komplettlösungen an. Besonders interessant sind hier auch Personalisierungsfunktionen und Möglichkeiten, das Besucherverhalten zu dokumentieren.

Worauf muss ich achten?

Diese Checkliste soll lediglich ein erster Anhaltspunkt bei der Beschäftigung mit CMS-Systemen sein. Mit zunehmendem Projektumfang und steigenden Anforderungen an das CMS ist eine professionelle Beratung unumgänglich.

Folgende Funktionen und Eigenschaften sollten jedoch in jedem Fall beachtet werden:

Saubere Struktur. Content-, Layout- und Strukturdaten sollten getrennt gespeichert und verwaltet werden.

Visualisierung. Die Struktur der Informationen sollte flexibel dargestellt werden können, beispielsweise in einer Baumansicht oder einem Graph. Neue Elemente sollten direkt generiert werden.

Workflow. Das CMS sollte in der Lage sein, die Arbeitsabläufe innerhalb eines Teams abzubilden.

Meta-Daten. Es sollte die Möglichkeit gegeben sein, Meta-Daten zu definieren und zu verwalten.

Link Management. Links sollten überprüft und on-the-fly generiert werden.

Versions-Abgleich. Es sollte ein ständiger Versionsabgleich erfolgen, nicht nur der Daten-Objekte, sondern auch der Meta-Daten. Nur so ist sichergestellt, dass komplette Versionen später wieder
hergestellt werden können.

Zugriffsverwaltung. Es muss die Möglichkeit gegeben sein, die Rechte verschiedener Usergruppen zu verwalten. Die Zugänge sollten in Standard-Directory-Services wie X500 oder LDAP integrierbar sein.

Suchmöglichkeit. Eine gute Volltextsuche (nach Möglichkeit unabhängig vom Dokumentenformat) sollte integriert sein.

Erweiterungsfähigkeit. Die Möglichkeit spezifischer Anpassungen sollte unterstützt werden.

Activity Logs. Alle Aktivitäten sollten nach Möglichkeit geloggt werden.

Integration. Bestehende Websites, Applikationen, Datenbanken, o.ä. sollten problemlos integrierbar sein.